Mit der in der Praxis häufig unterschätzten Verfahrensdokumentation weist ein Unternehmen die Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung nach. Das ist wichtig, denn hält die Dokumentation nicht stand, ist die Buchführung hinfällig
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 „GoBS“) erfüllt den Zweck, dass ein Unternehmer nachweisen kann, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Liegt keine Verfahrensdokumentation vor und ist dadurch die Nachprüfbarkeit sowie Nachvollziehbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller Mangel vor. Bei weiteren Mängeln in der Buchführung kann diese im Rahmen der Betriebsprüfung sogar verworfen werden – mit schwerwiegenden Folgen für den Unternehmer.
Anforderungen
Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt im Wesentlichen von dem Umfang der Geschäftstätigkeit und der Organisation sowie der eingesetzten EDV-Programme und der Struktur der eingesetzten Technik ab. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. 145 ff. AO, 238 ff. HGB) und damit die in den GoBD enthaltenen Anforderungen beachtet werden. Steuerliche Kriterien zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beziehen sich neben den elektronischen Büchern und allen sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die eingesetzten Datenverarbeitungs-Systeme (DV). Für alles, was somit mit der Rechnungslegung in Verbindung steht, muss eine gegliederte Verfahrensdokumentation vorliegen. Aus einer solchen Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein.
Jeder Geschäftsvorfall und alle Dateien sind urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu belegen. Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen sind von der Belegart abhängig (Papier/digital). Aus der Verfahrensdokumentation muss hervorgehen, wie die Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Somit stellt Verfahrensdokumentation den gewünschten Ablauf im Hinblick auf Organisation und Technik dar.
Umfang
Der Umfang der Dokumentation ist davon abhängig, was zum Verständnis der Bücher, der EDV-Verfahren, der Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Dokumente und eingesetzten DV-Verfahren notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten in angebrachter Zeit nachprüfbar sein. Sie besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Darstellung und einer Betriebsdokumentation.
Aktualisierung
Innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein, dass die in der Verfahrensdokumentation dargelegten Abläufe den in der Praxis angewendeten Vorgehensweisen entsprechen. Dies gilt insbesondere auch für die eingesetzten Programme. Bei Änderungen in den betrieblichen Abläufen ist sicherzustellen, dass die jeweiligen Versionen der Verfahrensdokumentation innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vorliegen.
Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung der Finanzbehörde hat das Recht, im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu überprüfen. Neben den Daten müssen auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen System überblick erlauben und für das Versändnis der EDV-Systeme erforderlich sind.
Besteht kein Anlass, die sachliche Richtigkeit der Buchführung zu beanstanden, gilt diese als formell ordnungsgemäß und kann für die Besteuerung zugrunde gelegt werden. Eine Schätzung durch die Finanzbehörde ist nur m glich, wenn die Ordnungsmäßigkeit der Finanzbuchführung verworfen wird; dies setzt jedoch erhebliche Mängel in der Finanzbuchführung und den Aufzeichnungen voraus. Die GoBD sind durch den Steuerpflichtigen zwingend zu beachten und umzusetzen. Andernfalls ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß. Eine Verletzung dieser Anforderungen bestünde darin, dass die Verfahrensdokumentation nicht vorläge und im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden könnte. In dem Fall müsste die Finanzbehörde untersuchen, ob die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit gegeben ist. Falls dem nicht so wäre, handelt es sich um einen formellen Mangel, der im Gesamtzusammenhang mit weiteren Feststellungen die Verwerfung der Buchführung zur Folge haben könnte.
Hilfestellung
Wenn Sie Fragen zur Erstellung der Verfahrensdokumentation haben, helfen wir Ihnen gern bei der Einführung und Erstellung. Es ist mit unserer Unterstützung einfacher, als Sie denken! Vereinbaren Sie am besten gleich ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Ein Beitrag von Patrick Reisch, Fotos: www.shutterstock.com/Piyapong Wongkam