Das revisionssichere Handling geschäftlicher Dokumente ist Pflicht – und wird dank digitaler Lösungen immer einfacher. In Breisach ist jetzt eine Software entwickelt worden, die mehr kann als ablegen und wiederfinden …

Wo ist bloß …?“ Mit dieser Frage verbringen wir jeden Tag einen erheblichen Teil unserer Arbeitszeit. Selbst in kleineren Unternehmen ist die Dokumentenflut immens: Der Leasingvertrag vom Firmentransporter, der Scan der Immatrikulationsbescheinigung vom Werkstudenten, die vorvorletzte Fassung eines Angebots. Manches davon liegt fein säuberlich abgeheftet im Aktenschrank, anderes als digitales File in den Tiefen des Servers oder versteckt sich irgendwo als Mail-Anhang. „Man geht davon aus, dass ein Information Worker 45 Minuten am Tag mit Suchen beschäftigt ist“, sagt Harald Hensle, Gesch.ftsführer des Softwareentwicklers Netcontrol in Breisach. „Wenn wir jedem Mitarbeiter nur eine Viertelstunde am Tag ersparen könnten, ist das richtig viel Geld.“ Hensles Lösung: Starfinder. Das digitale Dokumentenmanagementsystem soll nicht nur Überblick in Dokumentenberge bringen und diese revisionssicher archivieren, sondern dokumentenbasierte Prozesse handhabbar machen, Workflows steuern, die Verfahrensdokumentation übernehmen und damit die Einhaltung von Compliance- Vorgaben vereinfachen. Mit anderen Worten: Es geht um die Automatisierung von Dokumenten, um digitale Workflows und effizientere Prozesse.

Das Office 4.0 kommt
Was Hensle entgegenkommt: Das Interesse des Mittelstands an digitalen Lösungen, die das Management eines Dokuments über seinen gesamten Lebenszyklus effizient und rechtssicher möglich machen, dürfte wachsen. Denn das Prinzip des sogenannten Enterprise Content Management, kurz ECM, wird heute auch jenseits der Großunternehmen nicht mehr als klassische Archivierung und Dokumentenverwaltung verstanden, so das Ergebnis einer aktuellen bitkom-Studie. Software, die früher vor allem im Finanz- und Rechnungswesen zum Einsatz gekommen ist, werde demnach zunehmend spezifischer genutzt, etwa im Qualitätsmanagement oder auch in der Kundenbetreuung.

Druck durch Rechtsvorschriften
Bei jedem Geschäftsvorgang fallen heutzutage mehrere E-Mails, digitale Notizen und Schriftstücke sowie klassische Schreiben auf Papier an. „Für kleine Unternehmen ist es schwierig, all diese Informationsfragmente derart zu dokumentieren, wie es für einen effizienten Geschäftsablauf sinnvoll und für die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten nötig ist“, weiß Harald Hensle. Die Aufbewahrungsfristen von geschäftlichen, teils steuerlich relevanten Unterlagen – das ist Basiswissen in jedem Office. „Mit der Einführung der GoBD im Jahr 2015 aber wurde das Thema der revisionssicheren Archivierung noch einmal richtig interessant“, sagt Hensle. Er weiß: Die GoBD – also die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – ist eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, die es in sich hat. Denn die Anforderungen an eine rechtssichere Buchführung werden auf alle EDV-Systeme ausgedehnt. Während eine Rechnung auf Papier auch als Scan digital abgelegt werden darf, gilt das andersherum nicht. Also muss alles, was auf digitalem Wege reinkommt oder während eines Bearbeitungsprozesses anfällt, eben auch digital sowie nach den gesetzlichen Maßgaben der Verfahrensdokumentation archiviert werden. Die GoBD ist längst in Kraft. Doch noch immer hielten sich viele Unternehmen nicht an sie, sagt Hensle. „Durch die Einführung der Datenschutzverordnung, mit dessen Umsetzung die Unternehmen einen erheblichen Aufwand hatten und haben, sind die Bestimmungen der GoBD etwas in Vergessenheit geraten“, ist Hensles Erfahrung. Und er fügt an: „Man muss auch dazu sagen, dass es immer noch Steuerberater gibt, die nicht in diese Richtung beraten. Erst, wenn die ersten Prüfungen und Strafzahlungen kommen, merken manche, dass es nötig gewesen wäre, Daten besser zu verwalten.“

Richtig suchen
Bei Starfinder entfällt dank optischer Texterkennung (engl: optical character recognition, kurz OCR) die lästige Not, Dokumente zu verschlagworten. Jedes digital abgelegte Dokument wird daher nicht nur in seinem Original als PDF, Word- oder Excel-Datei gespeichert, sondern auch als ein durch OCR auslesbares Bild. OCR erkennt manchmal einzelne Wörter nicht korrekt. „Wenn man um dieses Nicht- Perfekt-Sein weiß und bei der Arbeit berücksichtigt, ist das zu handhaben.“ Das bedeutet? „Die Sucheingabe entscheidet darüber, ob der Output vernünftig ist“, erklärt Hensle. Soll heißen: Eine google-artige Suche „Müller, Vertrag, Aufhebung“ wird eher die passenden Files anzeigen als die Anfrage „Vertragsaufhebungsvereinbarung zwischen Verwaltungs-GmbH und Herrn Dr. Müller-Lüdenscheidt“. Die Zugriffsrechte lassen sich für Mitarbeiter ebenso wie für Prüfer entsprechend zuweisen, sodass nur vorab definierte Dokumente und Zeiträume einsehbar sind. Workflow- und Reminder-Funktionen managen anfallende Prozesse: von der Auftragsbearbeitung über den jährlichen Maschinen-Check bis hin zur Kreditorenbuchhaltung. „Ist die Rechnungsprüfung abgeschlossen, geht’s über die DATEV oder Addison-Schnittstelle rüber zum Steuerberater“, sagt Hensle, der mit seinen Programmierern laufend an der Weiterentwicklung des Tools arbeitet – denn der Markt ist umkämpft. Elo-Office, Archivista, und Paperoffice, Docbox und Docuware: Sie alle mischen mit. Hensle setzt daher nicht nur auf technische Alleinstellungsmerkmale, sondern auch auf günstige Preise durch ein cloudbasiertes Softwareas-a-Service-Modell.

Vom Agentur-Chef zum Software-Entwickler
Die Software setzt auf Technologie von Microsoft auf, allein schon deshalb, um die Nutzung von Zertifikaten zu ermöglichen, die haftungsrechtlichen Fragen standhalten. „Ich sehe mich als Konzeptionierer von Lösungen“, sagt Harald Hensle, der früher eine eigene Marktingagentur gründete, um schließlich 1995 mit seiner Software-Firma ins digitale Informationsbusiness einzusteigen. Sein Motto: „Ein Produkt ist dann perfekt, wenn es nicht mehr reduziert werden kann“, sagt der 61-Jährige. „In diesem Sinne wollten wir mit Starfinder eine Lösung anbieten, die nicht so beratungsintensiv ist – reine Software-Entwickler dagegen denken oft so kompliziert, dass es sich hinterher bei der Wartung rächt.“ Entsprechend simpel ist die Implementierung der Sofware. Bestehende Explorer-Struktur und Tag-Varianten lassen sich ebenso einfach importieren wie komplette Outlook- Accounts. „Unsere Einweisungen dauern oft nicht länger als zehn Minuten“, sagt Harald Hensle. „Aber wenn sich später mal Detailfragen ergeben, stehen wir natürlich auch zur Verfügung.“

Beitrag: Imke Rosebrock, Foto: www.stock.adobe.com/stokkete