Spätestens mit Corona starteten viele Unternehmen die Digitalisierung ihres Rechnungswesens. Nun gilt es, aus einem ersten Notbetrieb eine dauerhaft erfolgreiche Prozesssteuerung zu machen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und betrieblichen Abläufen beschäftigt die Wirtschaft bereits seit vielen Jahren. Vielen Unternehmen ist die Notwendigkeit, dieses Thema strukturiert und ganzheitlich anzugehen, durch die Zwangslage im Zuge der Pandemie schmerzhaft vor Augen geführt worden. Trotz alledem (oder gerade wegen der Einschränkungen durch die Pandemie) erfolgten die digitalen Transformationsprozesse in vielen Bereich halbherzig oder überstürzt, es wurde im Frühjahr 2020 so gut es ging ein digitaler Notbetrieb eingerichtet. Im Zweifel bedeutete dies, dass unfassbare Mengen an Unterlagen gescannt wurden, um diese dann in digitaler Form ortsunabhängig bearbeiten zu können. Viele Unternehmen sind über diesen Notbetrieb trotz hoher anfänglicher Motivation leider nicht wirklich hinausgekommen, sei es durch die Kontaktbeschränkungen und mangelnde Verfügbarkeit von Mitarbeitern oder Dienstleistern vor Ort, sei es, weil es wichtigere Dinge gab. Das alles sind nachvollziehbare Gründe.
Gerade im Rechnungswesen sind jedoch weitreichende Digitalisierungen und Automatisierungen denkbar und möglich, die weit über den oben beschriebenen digitalen Notbetrieb hinausgehen können beziehungsweise aus unserer Sicht müssen. Digitales Arbeiten bedeutet sehr viel mehr als einen digitalen Datensatz, der auf Papier gedruckt wurde, aufwendig wieder per OCR-Erkennung auszulesen und in einen Datensatz zurückzutransferieren.

Gründe für die Digitalisierung des Rechnungswesens
Digitalisierung im internen und externen Rechnungswesen stellt einen ganz entscheidenden Erfolgsfaktor bei der digitalen Transformation von Unternehmen dar. Rechnungswesen, Finanz- und Controlling-Funktionen werden zunehmend digital – völlig unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche. Die Automatisierung der internen Prozesse in diesen Bereichen ist ein zentrales Thema, das für ein Unternehmen weitreichende, sehr oft positive Effekte mit sich bringt. In allen bislang umgesetzten Projekten konnten erhebliche Verbesserungen der Produktivität, die Reduzierung von Fehlerquellen sowie die Verringerung von Abhängigkeiten und Engpässen erzielt werden.

Woran scheitert die Umsetzung?
Dass die Digitalisierung des Rechnungswesens sinnvoll und wünschenswert ist, ist hinlänglich bekannt und steht selten zur Diskussion. Das Problem in vielen Fällen liegt im Projektmanagement und der Umsetzung. Darüber hinaus fehlt oft der Mut und auch die interne personelle Kapazität in kleinen und mittleren Unternehmen, um diese „Operation am offenen Herzen“ tatsächlich durchzuführen. Darüber hinaus stellen die Digitalisierung und Automatisierung des internen und externen Rechnungswesens einen stetigen Prozess dar, bei dem immer wieder der bereits entwickelte Prozess auf die Funktionalität und Praktikabilität überprüft werden muss. Dieses Problem ist uns seit geraumer Zeit bekannt, seit einigen Jahren beraten wir Mandanten in diese Richtung und unterstützen diese bei der Suche nach digitalen Lösungen und der Umsetzung von derartigen Umstellungsprojekten im internen und externen Rechnungswesen. Im Rahmen dessen können wir aus bereits realisierten und erfolgreich umgesetzten Projekten das notwendige Know-how einbringen und individuell für den jeweiligen Unternehmer anpassen.
Da wir als Unternehmer selbst hochgradig digital denken und die möglichen Vorteile sehen, haben wir uns im ersten Schritt überlegt, was die wesentlichen Erfolgsfaktoren und Problembereiche bei der konsequenten Umsetzung sein können. Vielfältige Systeme bei Mittelständlern, ein ganzes Sammelsurium an Insellösungen und individuelle Lösungen machen es oft auf den ersten Blick schwierig. „Never change a running system“ – dieser Satz ist noch immer weit verbreitet im Bereich Software im Allgemeinen und im Rechnungswesen im Speziellen. Es macht aber keinen Sinn, auf die optimale Lösung zu warten, diese wird es nicht geben. Natürlich will keiner eine komplett neue Softwareumgebung etablieren – das ist aber auch gar nicht nötig.

Erst analysieren, dann überzeugen
Im ersten Schritt hören wir zu und analysieren. Wir gehen in die jeweilige Rechnungswesen-Abteilung und verschaffen uns vor Ort einen Überblick über die eingesetzten Systeme, Geschäftsprozesse und Abläufe. Gibt es eine Verfahrensdokumentation, fordern wir diese zum Einstieg an. Gibt es diese noch nicht, ist es höchste Zeit, diese im Zuge des potenziellen Digitalisierungsprojektes parallel mitzuerstellen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Jedoch stellt die Verfahrensdokumentation nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch einen Mehrwert für den Unternehmer dar. Dort werden schließlich nicht nur für Externe die Geschäftsprozesse bis ins Detail analysiert, sondern auch für die interne Nutzung. Gerade aus einer solchen analytischen Perspektive heraus bekommt man Einblicke, die im gewohnten Alltag nicht aufkommen. Und nur auf diesem Weg können Prozesse und Abläufe geändert und dadurch optimiert werden. In den allermeisten Fällen machen wir basierend auf den Erkenntnissen, die wir aus dem ersten Überblick gewonnen haben, einen Vorabcheck, um zu prüfen, wie reif die Systeme und vor allem auch die Menschen in den jeweiligen Rechnungswesen-Abteilungen und Unternehmen für die Digitalisierung sind. Meist gibt es Vorbehalte und Bedenken, die allerdings in vielen Fällen unbegründet sind und ausgeräumt werden können. Unser Ziel ist es, gleich in der frühen Phase der Projektdefinition eine Aufbruchsstimmung und Begeisterung bei den betroffenen Mitarbeitern und Unternehmen zu erzeugen, um dem Projekt den notwendigen Rückenwind zu verschaffen. Nur wenn die zukünftigen Anwender überzeugt sind vom digitalen Zukunftsprozess im Rechnungswesen und diesen zumindest mittragen, wird das Projekt ein Erfolg und gewinnt Akzeptanz.

Störfaktoren erkennen
Neben dem Status quo interessiert uns besonders, wie der Prozess in Zukunft grob aussehen soll. Oft hilft dabei eine Zusammenstellung der Störfaktoren am bisherigen Ablauf. Es ist immer wieder erstaunlich, wie vielfältig diese Störfaktoren sind und es stellt sich die Frage, wieso daran noch nie jemand etwas geändert hat.
Dabei ist für uns ganz zentral, dass gerade bei der Definition des Zukunftsprozesses kreativ und verrückt gedacht wird. Es geht eben nicht darum, einen analogen Prozess einfach zu digitalisieren. Die Kunst besteht darin, einen optimalen neuen Prozess unter Nutzung der vorhandenen oder noch zu etablierenden digitalen Lösungen zu schaffen. Dabei spielen Schnittstellen und Systeme eine wesentliche Rolle. Außerdem sollen die für die Finanzbuchhaltung benötigen Daten im Idealfall ein Nebenprodukt des neuen Ablaufs sein. Der Gedanke, dass „am Monatsende die Daten für die Buchhaltung zusammengetragen werden“, soll komplett aus den Gedächtnissen verschwinden.

Passt sich die Software dem Kunden an …
Wir haben in unserem Team speziell ausgebildete und erfahrene Digitalisierungsexperten, die ihr Handwerk verstehen und auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse bei Aufnahme der Geschäftsprozesse gleich den Mandantenvorgaben entsprechend einen groben digitalen Ablauf modellieren. Dabei liegt unser Fokus eindeutig auf dem Bereich Rechnungswesen, da wir dort die entsprechende Expertise haben. Darüber hinaus arbeiten wir an der Schnittstelle zur IT, also mit Systemhäusern, internen und externen Programmieren und Softwareanbietern zusammen, um die optimalen Anbindungen von vor- und nachgelagerten Systemen sowie Nebensystemen zu gewährleisten.

… oder der Kunde der Software
Ein erheblicher Vorteil für unsere Kunden ergibt sich aus der Tatsache, dass wir im Hinblick auf die Anbindung an ein professionelles Fibusystem sowohl den Marktführer Datev als auch deren direkten Wettbewerb, Wolters Kluwer mit den Softwarelösungen Addison und 10it in unserer Kanzlei einsetzen und professionell nutzen. Das versetzt uns in die Situation, für jeden Mandanten das optimale System – je nach Anforderungsprofil als Selbstbucher oder als Schnittstelle zum Steuerberater oder als hybride Lösung – anbieten und umsetzen zu können.

Der ganz überwiegende Teil der Steuerberater in Deutschland setzt nur eine Lösung ein und muss die Kundensysteme mangels Alternativen (meist an Datev) anbinden. Eine echte Prüfung der idealen Variante kann somit nicht erfolgen, es muss Datev verkauft werden, um dem Kunden oder Mandanten überhaupt einen Vorschlag machen zu können. Dies kann, muss aber nicht immer zielführend sein. Wir sind der festen Überzeugung, dass eine derart zentrale Funktion im Unternehmen, wie sie das Rechnungswesen darstellt, eine kritische Auseinandersetzung mit verschiedenen Lösungen erfordert. Nehmen Sie in anderen Bereichen die erstbeste Lösung, ohne sich zu informieren oder nach Alternativen zu fragen? Wohl kaum. Diese Variabilität setzen wir konsequent zum Vorteil unserer Kunden ein, die ihr Rechnungswesen zusammen mit uns digitalisieren möchten.

Basierend auf der Analyse der eingesetzten Kundensysteme sowie der geplanten Situation nach erfolgter Digitalisierung prüfen wir, welches der beiden Systeme für den Fall am besten geeignet ist. Im Zweifel ist es uns sogar egal, welches System letztendlich den Zuschlag erhält, da wir ohnehin mit beiden bestens vertraut sind. Dadurch müssen wir nicht das Rechnungswesen des Mandanten an die Lösung angleichen, sondern suchen auf Basis der vorhandenen Struktur nach der besten Lösung – ein Umstand, der unseren Kunden Zeit und Geld spart und vor allem dazu führt, dass bestehende, funktionierende Systeme eingebunden und weiter genutzt werden können. 

Dauerhafte Betreuung
Bei unseren Digitalisierungsprojekten ist es völlig unerheblich, ob bislang eine Zusammenarbeit mit uns erfolgt und ob der Kunde selbst bucht oder die Finanzbuchführung durch uns oder einen Kollegen erledigen lässt. Darüber hinaus stellen wir unsere Expertise im Bereich Digitalisierung auch bei Projekten für Kollegen zur Verfügung, die in der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten nicht die erforderliche Erfahrung, Expertise oder Kapazität aufweisen. Ist ein Digitalisierungsprojekt abgeschlossen und das System „live“, stehen wir in vielen Fällen auch im Nachgang für alle Fragen rund um das Thema Digitalisierung des Rechnungswesens zur Verfügung. Neben Anwenderfragen betrifft dies in vielen Fällen auch die Fortentwicklung der bestehenden Systeme sowie die Anbindung und Implementierung zusätzlicher, neuer Lösungen. 

Ein Beitrag von Florian Künstle - Illustration: www.stock.adobe.com/naum